【タスク管理】すきま時間で成果を出そう!

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この記事では、フルタイムで子育てしながら働く私が実施しているタスク管理について紹介します。

限られた時間の中でやりたいことをやるにはどうすれば良いか悩んでいる方の助けになれば幸いです。

タスク管理の前提:ゴールを決める

毎日の日課だけでもやることは沢山ありますよね。

達成したいことの優先順位を明確にしておかないと、いつまで経っても新しいことに取り組むことが出来ません

自分が何者になりたいのか、そのために何をどの順で実施するのかを最初に考えることが、限られた時間の中でやりたいことをやりきる条件と言えます。

自分が達成したいことを決める

そもそものゴールがわかっていないと、取り組んできたタスクが無駄に終わってしまう可能性があります。
まずは自分のやりたいことを整理しましょう。

やりたいことのコンセプトを整理したり、

ブログ「共働きで生きていく」を知りたい

やりたいことをリスト化するのがおすすめです。

「人生の100のリスト」で夢を叶えよう【バケットリスト】

『やりたくないリスト』で本当にやりたいことを引き出そう|自分を知りたいあなたに

目的を達成するための方法を考える

やりたいことを洗い出したら実現するために何をすべきかを洗い出します。

あまり難しく考えすぎると前に進めなくなってしまうので、まずは思いついたことを洗い出してみましょう。

やるべきことを洗い出す

まずは自分が達成したいことを思いつくままに洗い出してみます。

ポイントは、後で分類が出来るようにしておくこと。
具体的には、ふせんやカードなどに洗い出してみることをおすすめします。

目標が変わったり優先順位が変わった時でも短時間でさくっと入れ替えることができれば、作業時間も短縮できますね。

私はTrelloというアプリを使って管理をしています。

Trello

Trello

Trello, Inc.無料posted withアプリーチ

隙間時間に出来るレベルでタスクを細分化する

やるべきことを洗い出したら5分以内くらいで対応できるレベルまで落とし込みます。

そうすることで電車の待ち時間などの僅かな時間でも少しずつ前に進めることができます。
毎日少しずつでも前に進めておくと、不思議とやる気が出てきてタスクをどんどん消化できるようになります。

また、細分化することで客観的に終わっている、終わっていないを管理できるようにもなりますよ。

タスクの分割例:試験勉強
→テキストを探す
→テキストを買う
→ページ数を把握する
→1日あたりに勉強するボリュームを計算する
→朝の時間に実施する内容
→お昼休みに実施する内容
→帰り道に実施する内容
→寝る前に実施する内容
スケジュールを考えるときのポイントタスクを隙間時間で実施する場合には「リカバリできる余裕を持ったスケジュール」で考える必要があります。

急に体調を崩したり、予定が入ってできなかったりすることがあるからです。

あらかじめ少し余裕を持っておくと、つまづいた後でもリカバリできるため安心してタスクにのぞむことができますよ。

タスクの中には毎日のルーティンになっていることもあると思います。
ルーティンのタスクはチェックリストにしてしまうと繰り返し利用することが難しいですよね。

一定期間続けて実施することは、スケジュールアプリの繰り返し機能&リマインダー機能をすると忘れずに実施することができます。

この1秒をどのように使うか

タスクを細分化したらどんどん実行にうつしていきましょう。
ポイントは以下の3点です。

細分化したタスクから気に入ったタスクを1つ片付ける

やりたいことをタスクとして細分化したら隙間時間にタスク一覧を上から順に確認し、「面白そう」と思ったタスクを処理します。
ポイントは「やった方が良いか」ではなくて「やりたいと思えるか」で判断することです。

まずやりたいことから1つ片付けて自分の気持ちを高めると、次に取り掛かるタスクが気乗りしないものでも意外と頑張れたりします。

また、余計なことを考えて前に進めないよりは、1つでも多くのことを進めた方が目標達成に近づきます。

なのでまずは今やりたいと思ったものを素直にやるのがおすすめです。

違うなと感じたタスクはさっさと捨てる

タスク一覧をながめて「なんか違うな」と思ったものは、さっさと捨ててしまうことも重要です。

タスク一覧にいつまでもタスクが残っていると、本当にやりたいと思っていることにたどり着けないし「やることが沢山ある」と思ってモチベーションが下がります。

例えば「3日連続で見送ったタスクは消してしまう」などルールを決めて機械的に処理することで短時間でやる/やらないを判断することが出来ます。

やりたくないことにかける時間を少しでも削ってやりたいことにかけられる時間を増やしましょう。

自分がやらなくても良いタスクは人に任せる/自動化する

真面目な方ほど「何でも自分でやらなくちゃ」となってしまいがちですよね。

ただ、時間の効率化の観点からすると何でも自分でやろうとすることは時間を消費することにもつながります。

「誰かにお願いしなくちゃいけない」と考えるとなかなかお願いしづらいかもしれませんが、「それぞれが得意を活かして対応することはみんなにとっても良いことだ」と思うと任せやすくなると思いますよ。

もちろん一方的にお願いするのではなく、自分の得意なことは積極的に協力するようにしましょうね。

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疲れた時はタスクを消化せず思い切って休む

疲れがたまっていて集中できないな、調子が悪いなと感じることもあると思います。

そんな時はタスクを処理することは諦めて目をつぶって休憩するようにします。

本調子ではない状態で何かを進めても効率が悪いので、それであれば少しでも体力を回復して次にやるべきことに備えた方が効率的です。

目をつぶるだけでも体力回復に繋がり、頭もスッキリしますよ。

隙間時間を集めたら沢山のことが出来る

「時間がない」と思っている時でも、やりたいことを細分化することで隙間時間を使って少しずつ前に進めることが出来るようになります。

私も時間を有効活用しながら自分の夢を達成していきます♪

タスク管理のポイント①やりたいことを決める

  • 自分のやりたいことは何か考える
  • 達成するためにやるべきことを考える
  • 5分で処理できるレベルまで細分化する

②隙間時間を活用する

  • やりたい、と思ったタスクから実行する
  • 気乗りしないタスクはさっさと捨てる
  • 疲れた時は思い切って休む

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