仕事でも家のことでも「やること」って結構ありますよね。
やることを忘れないために「タスク一覧」「ToDoリスト」を作ると良いと言われますが、
時間をかけずに作れて、忘れずに実行できるしくみをつくるのはなかなか難しいですよね。
「Trello（トレロ）」という無料のアプリ・Webサービスを使ったら、タスク管理がぐっと楽になったので紹介したいと思います。
タスク管理に悩む方のお役に立てば嬉しいです☆
紙にタスクを書くのは大変だった
私は書くことが大好きです。自分で書くと頭の中をスッキリ整理できるからです。
このため目の前にパソコンがあっても、紙に書くということを続けてきました。
タスク管理についても手帳に書いて運用をしてきましたが、タスク管理を続けていくと紙でタスク管理することが難しい面もあることに気づきました。
具体的には、以下の4つのことで悩んでしまいました。
- タスクを書く暇がない
- タスクの入替、追加が難しい
- タスクを共有できない
- タスクをカレンダーで管理できない
その場でタスクが書けない → 書ける頃には忘れる
通勤途中や子どもを抱っこしている時、買い物中など、どうしても紙とペンを持ってタスクを書いたり、タスクを確認したりすることが難しい時はありませんか？
ようやく落ち着いてタスクを追加できる…という時には、すっかり何を追加するのか忘れてしまい、自分が何をすべきかを管理できないことがありました。
タスク管理が必要な忙しい時ほど、タスク管理がうまくできないんですよね…
タスクの入替、小タスクの追加が難しい
タスクが増えてくると優先順位で入れ替えたいな、と思ったり、1つのタスクを実行するのに、もう少し細かいタスクを追加した方が良いな、と思うことはありませんか？
紙で管理していた時は、番号をつけたり、色を分けたり、マークをつけたりして、タスクの順番や関連するタスクの管理を行ってきました。
ですが、タスクの優先順位や関連タスクって結構変わるんですよね。。。
最終的にはごちゃごちゃした色や文字になってしまい、何をどの順序で実施すれば良いのか、混乱してしまうこともありました。
誰かとタスクを共有できない
タスクを書いているうちに「これは〇〇さんにお願いしよう」という内容も出てきます。
紙で管理している場合、使っているタスク一覧を渡すことができないため、「自分のタスクから削除する」「お願いした人がタスクを追加する」のステップが必要になります。
1つのタスクを渡すだけなのに面倒でした。。。
タスクをカレンダーで管理できない
タスクに追加して満足して肝心の実行に移せていない…なんてことはありませんか？
気がつけば期限ぎりぎりになっていた、なんてこともあるかもしれません。
タスクには実行の期限があります。
せっかくなら期限も含めて分かりやすく管理したいですよね。
紙で管理している場合、タスクを追加した後に自分でカレンダーにも転記が必要になります。
手帳でタスクを管理も行ってきましたが、スケジュールが変更になったらタスクの書き直しが必要になったり、自分が今どれだけのタスクを持っているのか把握できなくなる問題が起きました。
Trelloならタスク管理の悩みを解決できる
そこでタスク管理ツールとして「Trello（トレロ）」を使ってみたところ、先ほどあげた4つの問題が解消できました！
会社でWebアプリの利用は禁止されているため、残念ながら仕事では使うことができませんが、自分のやりたいことや、家族でのタスク管理に利用して大活躍しています。
今回はTrelloの使い方について紹介したいと思います。
【スマホでもPCでも】まずはTrelloに登録しよう【基本無料】
Trelloを利用するには会員登録が必要です。
Trelloの会員登録はたった4ステップ！
1分くらいあればできますので試してみてください。
- Trelloのサイトにアクセスする
- 右上にある「アカウント作成」ボタンをクリックする
- 「名前」「メールアドレス」「パスワード」を入力する
- 登録したメールアドレスに認証メールが届くので「メールアドレスを確認」をクリックする
【3ステップで簡単】Trelloでタスクを追加する
会員登録が終わったら、早速タスク管理をはじめましょう。
Trelloでのタスク作成は、わずか3ステップでできます！
5分かからずに1つ目のタスクを追加できますよ。
- ボードを作る
- リストを作る
- カードを作る
今回は「やりたいこと100」をタスク化することを例にしていきます。
iPadで撮った写真を載せていますが、スマホやPCでも基本的な使い方は同じです。
▼やりたいこと100って何？という方はこちらをご参照ください。
▼アプリをインストールしたい方はこちら
ボードを作る
Trelloへの登録をしたら、ボードを作りましょう。
ボードとは、タスク管理を行う上での大きなカテゴリだと思ってください。
ボードを作るには、まず右上の「＋」ボタンをクリックします。
「名前」「公開範囲」「背景」を入力します。
今回は名前に「やりたいこと100」「非公開」を入力します。
背景は、9色の中から選択可能です。
有料会員（※）になると、すてきな写真を背景にすることもできます。
※友達招待でも1ヶ月間無料で写真背景を選択できるようになります。
今回はブログ映えのために写真を背景にしましたが、無料会員の機能でも十分使えます！
Trelloでのボードが作成できました☆
リストを作る
ボードができたら、次にリストを作りましょう。
リストとは、ボードの中のカテゴリだと考えてOKです。
今回は「やりたい100」のカテゴリとして「ブログ関連」というリストを作成します。
先ほど作成したボードをクリックします。
下の写真のような画面になるので「リストを追加」の文字をクリックします。
文字を入力する画面になるため、タイトルを入力しましょう。
今回であれば「ブログ関連」と入力します。
Trelloでのリストが作成できました☆
カードを作る
リストを作ったら今度はカードを作ります。
「カード＝タスク」と考えて大丈夫です。
リストにある「カードを追加」の文字をクリックし、追加するタスクの名前を入力します。
今回は「100記事達成」を追加します。
カード自体をタスクとしても良いですし、カードの中に、チェックリストを作成することもできます。
100記事の場合、達成までの道のりが少し遠いので、カードの中に「10記事」「20記事」「30記事」…とチェックリストを追加していきます。
カードの中には写真を追加することもできます。
クリップマークのボタンをクリックすると添付ファイルを追加する画面が出てきます。
追加した写真は、ボード上でも表示されます。
文字だけではイメージしづらいタスクも、写真があるとイメージしやすいですね。
Trelloでのタスク追加が完了しました☆
【直感的にすぐできる】作成したタスクを管理しよう
タスクの追加ができたら管理を行っていきましょう。
今回は「タスクの入替・削除」「メンバーの招待」「カレンダー同期」「LINE・メール通知」について紹介します。
タスクの順番を入れ替える・移動する
タスクの順番を入れ替える場合、入れ替えたいカードを長押しします。
するとカードが少し斜めに表示されます。
長押ししたまま入れ替えたい場所に持っていくとタスクの入替を行うことができます。
タスクを別のリストに移動したい場合や削除したい場合も長押しで可能です。
リストの移動の場合は、タスクをクリックした後に「…」ボタンを押すと、
カードの移動、コピー、アーカイブなどのメニューを選択することができます。
メンバーを招待する
Trelloではボードに友達や家族などを招待することができます。
ボードの右上にある「…」とクリックし「招待する」をクリックします。
リストが表示されるので招待したい人を選びます。
※トラブル防止のため、招待する方に事前に伝えるようにしましょうね！
招待したい方のところにTrelloからメールが届きます。
Trelloへの登録を行うことで、ボード内のメンバーとして参加することができるようになります。
カードの中に「メンバー」という項目があります。
複数のメンバーでボードを管理している場合には、タスクを実行するメンバーを指定することができます。
私の場合は、家族のボードの中でタスク管理を行っており、夫にお願いしたいこと（買い物など）をカードに記入し、メンバーに夫を指定しています。
おかげで、誰がそのタスクをやるのか、もめなくなりました！
カレンダーと連動させる
Trelloにはカレンダー機能がついています。
カレンダーの設定は、ボードの右上にある「…」ボタンをクリックし、「Power-Ups」から「カレンダー」にチェックを入れると利用できます。
チェックを入れるとカレンダーが表示され、タスクがある日にマークがつきます。
期限が近づくと黄色、赤色…と期限が書かれたタグの色が変化していきます。
また、Trelloではグーグルカレンダーと同期させることができます。
期限を決めたタスクの場合、カレンダーと同期していると忘れずに実行できますよね。
グーグルカレンダーと同期しておくと、スマホのカレンダーアプリでも見れるようになるので便利ですよ。
具体的な方法は以下の記事がわかりやすいと思います。
Trello の各カードに期限日を設定して、Google Calendar に同期させる
誰かが追加したタスクを通知させる
IFTTTというアプリを連動させると、タスクの通知を行うことができます。
IFTTTとは複数のWebサービスを連携させることができるアプリ・サービスです。
「もし〇〇したら〜〜する」というように特定の条件になった場合に、他のWebサービスを実行させることができます。
例えば「朝8時になったら電気をつける」「雨の予報になったらメールで通知する」などです。
利用できるサービスもとても多く便利なのでぜひ使ってみてください。
▼アプリインストール
私は「Trelloのボードにカードが追加されたら、LINEに通知」を使って、タスクが追加された場合にLINEに通知するように設定してみます。
こうすることで、誰かが追加したタスクをわざわざ確認しなくても、
自動で連絡してくれるようになるので便利ですね。
「LINEにメールアドレスを登録」「IFTTTに登録」「Trelloに登録」していれば使えます。
ぜひ試してみてくださいね。
タスク管理をもっと楽に
タスク管理はとても大切ですが、管理することにばかり時間をかけてしまうと、その分、タスクを実行する時間が減ってしまってもったいないですよね。
ツールでできることはツールに任せて時間をうまく使うことで、本当にやりたいことに時間を使うことができるようになります。
便利なツールをどんどん使って、自分の時間を捻出するようにしてくださいね。
この記事があなたの効率化の第一歩につながれば幸いです♪
