会議や授業など、メモを取る機会を取る機会はとてもたくさんあります。
メモを取るとき、こんなことに悩むことはありませんか？
- 話のスピードに手がついていかない
- メモを後で読み返したときに内容を思い出せない
この記事では、メモを速く取るコツについて紹介します。
メモを速く取れるようになることで、話の理解力も増し、できる大人に一歩近づくことができますよ。
あなたもぜひ、この記事を読んで試してみてくださいね。
- メモを取るときの無駄をなくす
- 事前に話の内容を理解して、知らない単語を減らす
良いメモを取るには、無駄をなくすことが大切
会議などで話した内容を、一字一句漏らさずメモすることは不可能に近いです。
書くスピードよりも、話すスピードの方が速いことがほとんどだからです。
会議はメモをするために行うものではありません。メモを取れないからといって話し手がゆっくり話してくれる…なんてことはまずないと思っていた方が良いです。
スピーディーな会議においてメモを上手に取るためには、とにかく無駄なことを少しでも減らすことが大切です。具体的には以下4点に気を付けると良いでしょう。
- 配布資料があるときは、直接資料に書き込む
- ペンを持ち換えず、1本でメモを書ききる
- 漢字は画数が多い…画数の少ないカタカナを使おう
- 略字、記号、英語を使って更に効率的に！
メモは配布資料に直接書き込もう
会議などの場合、資料が配布されることがほとんどかと思います。
資料が配布される会議の場合は、直接資料にメモを取るのが最も効率的です。
一般的に、配布資料＝その会議において話すポイントをまとめたものです。
当然、資料に書かれていることを話す時間が長くなりますので、資料に書かれていないような部分のみを注意してメモすれば、無駄なくメモを取ることができます。
メモを取る際に大切なことは、全てを記録することではありません。あとで読み返したときに話のポイントを思い出せるようにすることです。
すでにポイントが書かれている資料があるのであれば、わざわざ自分の手でメモを取る必要はないのです。
ペンを持ち直す時間は無駄。ペン１本でメモを取ろう
大切なところにマーカーを引く、赤ペンに持ち替えて書く ー こんな風にメモを取ることはありませんか？
スピーディーな会議、いろんな議題が出るような会議において、ペンを持ち替える時間は無駄でしかありません。
話を聞きながらメモをして、さらに重要なポイントを選んでいくには訓練が必要です。
不慣れな方が話を聞きながらメモを取って、しかもポイントに色付けをする…ということをすると、おそらく途中で話についていけなくなるか、色付けされたポイントだらけで何が重要だったのか分からない状態になるかと思います。
ポイントを見つけるのは会議が終わってからで良いのです。まずはできるだけ多く話の内容を記録すること。
そのためにはとにかくペン1本で書きましょう。
シャープペンシルを利用する場合は、太めの芯を選ぶと折れにくいです。途中で芯が切れたりしないように補充もしておきましょう。
また、消しゴムを使うのも時間の無駄です。二重線で消すなどすればペンを持ち替えずにメモを続けることができます。
メモを取るなら漢字よりカタカナが速い
メモを取るとき、つい漢字で書こうとしていませんか？
漢字は画数が多いため、スピーディーにメモを取るのには向いていません。
例えば「会議」と書く場合、漢字で書くよりもカタカナで「カイギ」と書く方が画数が少ないです。
画数が少ないということは、それだけ速くメモができるということです。また、手を動かす回数が少なくなるので、疲れにくくなるという効果もあります。
どうしても漢字を使いたいという場合は、略字を使うと良いでしょう。
略字、記号、英語を上手に使ってメモを取る
メモを取るとき、略字や記号、英語も上手に活用すると早く書けるようになります。
例えば「例」を書く場合、漢字ではそこそこ画数が多いですね。
カタカナにすると「レイ」となり、「0」「礼」など、他の単語と混ざって分かりづらくなります。
この際に「Ex.」のように略字を使うと、あとから読み返しても意味が通り、かつ、短い時間でメモできるようになります。
英語が苦手という方も大丈夫。
誰かに見せるものではないので、間違っていても、ローマ字でも良いのです。
大切なのは早く、多くの情報をメモすること。
自分の知っている単語でも良いので、まずは書いてみるようにしましょう。
良いメモを取るには、事前準備が大切
メモを速く効率的に取るためには、事前準備を行うことが大切です。
特に、会議資料が事前に配布されるのであれば読んでおく、会議の目的を理解しておくことを心がけるようにしましょう。理由は以下の2点です。
- 会議目的や資料の内容を理解することで、会議のポイントが分かるから
- 会議に出てくる単語を知らないと、メモを取ることが難しいから
会議目的や資料の内容を理解することで、会議のポイントが分かる
その会議におけるゴールは何か、どのような内容が議題となるのかを事前に理解して会議に臨むことは、メモを速く、効率的に行うことにもつながります。
できる社会人であれば、会議設定の際に会議の目的・ゴールを示してくれます。
もし、何の目的か分からない会議であれば、事前に聞いておくと良いでしょう。
また、資料はざっとでも良いので事前にメモを通しておくことが大切です。
メモを速く取るコツでも触れたとおり、資料にはその会議で話すべきポイントがまとめられています。
どの順番で何が話されるのか頭に入れておくと、会議がどのような展開になるのか、争点がどこになりそうか予測できるようになります。
話の流れが事前に予測できれば、その分、ポイントを絞ってメモを取ることができますし、話が途中で飛んだ場合でも、資料の内容が頭に入っていれば「今この内容を話しているんだな」とついていくことができるようになります。
このような事前準備を繰り返し行うように習慣づけておくと、急な会議の場でも、大まかなポイントを抑えられるようにもなります。
最初のうちは大変かと思いますが、長い目で見ると効率的にメモが取れるようになりますので、ぜひ試してみてください。
メモを取るためには、難しい単語、知らない単語を減らそう
会議においては、専門用語や固有名詞など、知らない単語、難しい単語が出てくることもあると思います。
一般的に、自分の知らない単語を聞いてメモを取るのはとても大変です。
自分の頭に正解がないので、聞き間違いが起きたり、重要なのか分からずメモをすべきか悩んだりしてしまいます。
会議資料に目を通したり、会議の参加者を事前に知っておくと、誰が何を話すのか予測することができます。
会議資料に聞いたことのない単語が出てきた場合には、Webや書籍などで調べたり、周りの方に事前に聞いておけば、どんな話になりそうなのか予測することもできます。
英語の長文を読むとき、知っている単語をいくつか頭に入れておけば、仮に途中で知らない言葉が出てきたとしても、話の前後関係で推測ができるようになりますよね。
会議でも同じように、事前に知っている単語を頭に入れておくと、全体の流れがつかみやすくなるのでおすすめです。
まとめ：効率的にメモをして「出来る大人」になろう
たかがメモ…と思われるかもしれませんが、メモを上手に取るスキルは、どのような仕事でも役に立つ大切なスキルです。
しかも、効率的なメモを取ることを学ぶ機会もほとんどないので、上手にメモを取れる人はまだまだ少ないのです。だからこそ、訓練をすれば一歩進んだ出来る大人になること間違いなし！
私自身、何年も訓練を重ねて、効率的なメモが取れるようになったことで、たくさんの大きな仕事を手にすることができました。
慣れないうちは大変だと感じることもあると思いますが、ぜひポイントをおさらいしてメモを取るように心がけてみてください。
最後にポイントを振り返ります。
- 配布資料に書き込んでメモする内容を減らす
- ペン1本でメモを取る…ペンの持ち替えは時間の無駄
- 画数の少ないカタカナを使うと、速く、そして疲れにくい
- 略字、記号、英語を使うと速くメモが取れる
- 何より事前準備が大切。会議目的を理解して、資料に目を通しておく
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